淺談長文件的製作～以 Writer 為例 (4)

作者：Attila，2009 年 5 月投稿 （2012 年 2 月更新）。

頁首製作與長文件製作建議

加入頁首

步驟一：

在本文的任意處按滑鼠右鍵，從快顯功能表上點選「頁面」。

步驟二：

此時會開啟「頁面樣式」視窗，切換到「頁首」標籤，接著勾選「顯示頁首」並取消勾選「內容左右相同」，最後按一下「確定」。

步驟三：

第二頁之後，全部的頁面都加入了頁首（別忘了，第一頁是目錄。由於插入點是在第二頁，所以顯示頁首的動作並不包含第一頁的目錄）。

把插入點移到第二頁的頁首，設定為向左對齊，然後輸入單位名稱。通常放在頁首的字不需要太大，避免奴欺主，影響了本文的閱讀，一般設為 8～10 級字就好。（此處我們設定為 10 級）

步驟四：

將插入點移到第三頁的頁首，接著把它設定為向右對齊，輸入內容之後，一樣把字體大小改為 10 級。

步驟五：

我們把檢視模式改為書籍模式並縮小顯示比例，我們會看到左右對頁的頁首都加入所希望出現的資訊。

匯出成 PDF 檔

儲存檔案，是製作任何文件或作品一定要做的事。一般來說，只要儲存成編輯軟體預設的檔案格式即可（方便日後的編修）。不過和他人進行檔案交換的時候，必須要考慮對方有沒有辦法開啟檔案並加以檢視的問題。

要避免無法檢視的窘境，最好的方法就是輸出成跨平台且廣為接受的格式。目前，具有這種優勢的檔案格式，莫過於 PDF 和 HTML 檔。如果不確定收受檔案者能否檢視自己所採用的檔案，那麼匯出或轉存這二種格式之一，是不錯的選擇。OpenOffice.org Writer，對於這二種檔案格式的匯出或轉存都很容易，最棒的是不需要借助其他的軟體，就可自力完成！（通常電腦內少裝一點軟體，效能會比較高一點 啦！）

步驟一：

按一下標準工具列的「直接匯出成PDF」鈕。

步驟二：

出現「匯出」的視窗後，選擇要存放檔案的資料夾，接著輸入檔名，然後按一下「儲存」。

步驟三：

狀態列上會出現匯出成 PDF 檔的進度。和其他轉成 PDF 檔的第三方軟體相比，Writer 的匯出速度算快。（當然也要看該文件長不長；加入的圖片多不多）

步驟四：

匯出後，以 PDF 閱讀器來檢視文件的基本資料和屬性，此處可知道製作的程式以及所採用的 PDF 版本。

步驟五：

在「保全」的標籤內，我們會發現 Writer 匯出 PDF 檔的預設值，是不包括保全的相關設定。如果希望加上保全的相關設定，那麼就得用另外的方法。

步驟六：

切換回Writer後，按功能表的「檔案」＼「匯出成 PDF」。

步驟七之一：

此時會出現「PDF 選項」的視窗。這裡有轉換成PDF檔時，常用的各種選項可以設定。例如在「一般」標籤內，可以針對檔案內的圖片進行壓縮，好讓匯出的 PDF 小一點。當然，若不希望圖片因過度壓縮而變得模糊，也可如上圖一般選擇「無損壓縮」。

步驟七之二：

「初始檢視」標籤內所要設定的是，當使用者打開 PDF 檔時，將會如何顯示內容之意。如要不要同時顯示頁面和書籤？顯示比例要固定還是配合閱讀器的預設值？頁面是單頁還是對頁？在此我們都可加以設定，如無特別需求，採用預設值就好。

步驟七之三：

「使用者介面」標籤內，是一些有關閱讀器的視窗和使用介面的設定。例如若想要有最大的頁面顯示空間，就可以勾選「隱藏功能表列」、「隱藏工具列」等選項，那麼在開啟該PDF檔時，閱讀器的功能表列和工具列就會被隱藏起來。

步驟七之四：

「連結」標籤所要設定的是原本文件內所設定的書籤、超連結等，在轉換為PDF之後將以何種形式出現。一般來說，此處只要使用預設值即可。

步驟七之五

「安全性」標籤，就是要設定有關保全的地方。「加密 PDF 文件」所設定的是當要開啟加密的 PDF 檔案時，必須先輸入和此處所設定一樣的密碼。（當別人要開啟這個檔案，將會出現輸入密碼的視窗，輸入的密碼錯誤就無法打開檔案，藉此達到保密的效果）

至於「限制權限」，則是針對檔案的一些屬性或功能加以限制的意思，例如禁止列印、複製內容等、啟用協助工具等。要進行細部設定前，除了要先勾選「限制權限」外，還得先設定密碼才行，所以這裡要按一下「設定權限密碼」。

步驟八：

出現「設定權限密碼」的視窗後，在「密碼」欄和「確認」欄內輸入相同的密碼。

至於要設定怎樣的密碼比較不容易被猜出，不外乎是長一點且英數混合使用，例如 j1o3h5n7（由 john 和 1357 交叉混合組成）。當然，自己也要記得住啦！

步驟九：

設定完密碼後，底下欄位的細部設定就可以使用。這裡我們取消勾選「啟用複製內容」，如此別人就沒辦法直接從 PDF 檔案內複製文件的內容。 全部設定完成後，按一下「匯出」。

步驟十：

和前面一樣，出現「匯出」視窗後，選擇存檔的資料夾並輸入檔名，最後按一下「儲存」。

步驟十一：

狀態列開始出現匯出的進度……

步驟十二：

匯出完成後檢視一下該 PDF 檔案。我們會看到被限制的項目，包括上一步驟特別提到的禁止內容複製。

至於加了保全設定後，這個檔案有沒有加密呢？答案是有，加密的方式是 RC4，128 bit（因為使用的是 Acrobat 5.0 的 PDF 版本）。

轉存成HTML檔

步驟一：

轉存成 HTML 檔之前，可以先預覽看看效果如何。因此先按一下功能表的「檔案」＼「在 Web 瀏覽器中預覽」。

步驟二：

此時會開啟預設的瀏覽器，可以看到轉成 HTML 後的樣子。通常，某些設定或版面會變得和原始文件不大一樣，所以要給人家這種檔案之前，得先確定這些設定跑掉會不會有什麼不良影響。

步驟三：

確定要存成 HTML 檔之後，就按一下功能表的「檔案」＼「另存新檔」。

步驟四：

在「另存新檔」的視窗中，選擇要儲存檔案的資料夾並輸入檔名，「存檔類型」則記得要選擇「HTML 文件」，最後才按一下「儲存」。

這裡要特別注意，如果文件內有圖片，檔名最好使用英文，以免相關圖片的連結產生錯誤而無法正確的顯示在瀏覽器內。

步驟五：

此時會出現提示的對話視窗，告知轉換之後，某些格式或內容可能會消失。可是我們已經決定要存為 HTML，所以就只能按一下「保留目前格式」。

步驟六：

開啟存放該 HTML 檔的資料夾，除了會看到該 HTML 檔之外，也會看到該檔案所用的圖片（本例中所用的 JPEG 圖片檔，已經被複製一份至此並重新命名為 WriterLD_HTML_m5825cdae.jpg）。

在該 HTML 檔案按二下，好看看轉存後的效果如何。

步驟七：

以預設瀏覽器開啟後，所看到的樣子和預覽時一模一樣（使用 Firefox 3 和 Internet Explorer 7 來看也都一樣）。

除了分享檔案的理由之外，如果文件是要放在網站上，轉存成 HTML 檔案之後相對比較省事。

最後還是要不厭其煩的提醒大家，要轉存成HTML檔之前，最好還是先預覽一下，確定轉出後的樣子是自己要的，若等到輸出後才發現不是想要的樣子，那豈不是做白工，浪費寶貴的時間？

結語

以上所談是製作長文件時，除文件本體以外最常加入的部份。事實上，長文件還有許多技巧，但既然是以「有助於閱讀」為出發點，因此只選擇這幾項常見又 有必要性的來談，其他的技巧，Attila 認為是屬於錦上添花的作用，是否要運用在自己的文件上，就看所設計的文件要用在什麼地方。或許，所製作的是商用產品、宣傳手冊等，除了閱讀方便之外，自然 還要加上「能吸引消費者目光」來考量。

最後，要跟大家分享的，是製作長文件的流程。以本文的教學為例，通常一位專業且有經驗的知識工作者，是不會採用「先製作文件內容，再加上額外的部 份」這樣的流程，應該是「先規劃好文件內容、頁面配置、版面設計，再撰寫文件內容」的流程，因為事後的修改，往往會花費更大的力氣，而且不見得會達到預想 的效果。

圖3：文件的製作流程

在實務上，當然是先根據主題來規劃文件的內容架構，設想一下有多少內容？需不需要分章節？如果要分章節，有沒有必要加目錄？頁面要怎麼配置？要不要 加首頁？或許可以先把首頁和目錄頁預留起來，等到完成文件後，再根據實際需要來決定要不要加入。畢竟，東西還沒完全定稿前，會做什麼樣的修改是很難說的。 （簡單講，就是看老闆的想法和作風）。當然，影響視覺的版面的設計和圖文配置也得要好好考慮。

這些規劃都大致想好之後，接著才是撰寫和編輯內容。在撰寫初期，最好就把樣式建立起來（更好的作法是設計成範本並儲存起來，以後建立相同性質的文件 才會快）。樣式一旦建立起來，在編寫的過程中如遇到標題（或其他的東西，此處只是隨便抓一個來當例子），就可以馬上套用標題的樣式，這樣會節省很多設定格 式的時間。萬一，在編輯完初稿之後，發現內文的段落間距太大，經過考慮後決定全部要縮小，只要修改樣式，那麼所有套用相同樣式的內文，就能一次全部改好， 不必一個個段落修改。若沒有樣式，加上不夠細心的人，某些段落沒更改的機會就大的像太平洋一樣！光是檢查和修改，就會讓人抓狂！（別懷疑，Attila 常看到有人加班就是為了改這個！）

至於頁首、頁尾和頁碼等，都是一開始就可以加入的，不必等到最後再處理。這些地方，如果一開始就能做好，比較不會有掛一漏萬的現象。不要等到事後檢 查才發現沒加入，又要手忙腳亂的改（因為到最後，總是有位高權重的人像黑白無常一樣死命的催）。先把這些所有頁面都會出現的東西做好，對於長文件的編輯， 無疑會省下一些不必要的麻煩和時間。

那這篇文章的教學，顯然採取的是完全外行且不專業的方式，這是為什麼呢？這全都是為了操作教學方便，而不是 Attila 外行（這種事，當然是打死都不會承認的啦！）。如果採用專業的作法，那麼某些功能的教學畫面，會因為沒有內文而不容易看出效果來，這樣子反而會讓大家產生 誤會，以為這些功能的結果，不會自動產生在所有的頁面內，或者只會出現在某些被指定的頁面上。這樣子會讓大家對於軟體的功能，產生認識不全的現象，對日後 的長文件製作會有不良影響。那時候就會罵 Attila 是個不專業的傢伙！居然做了不完整的教學示範！

所以在這裡要給大家最後一個建議，那就是當瞭解並熟悉本文所教的技巧後，請把教學順序忘掉，改以專業的作法來取代，這樣子才算真的把本文的精髓全部學起來哦！

（完）