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GNU Cash-從今天開始記帳!

作者:林雪凡,2013 年 3 月投稿。

簡介

GNU Cash 是一套適用於所有平台的,非常有名的開源記帳軟體。在能免費使用的記帳軟體中,這或許是功能最為全面的一套--他甚至適合小型企業記帳使用。

當然,有著強大的功能同時,也意味著它運用起來比較複雜,難以入手。

網路上有很多中文教學,給了我不少啟發與幫助,但也因為有些觀念與使用方式互有矛盾,而讓我感到困惑。為了避免記帳記錯,後來索性去直接去挖英文觀念手冊,私下研究了一陣子後,便決定將自己的心得與注意事項分享給大家看看。

因為這個確實蠻難的,如果您發現我哪裡弄錯了,請務必提醒一下,以免誤人記帳了。

下載與安裝

Mac OS X 與 Windows 使用者,請來這邊抓取檔案加以安裝:http://www.gnucash.org/download.phtml

因為這個軟體相當有名,絕大多數的 Linux 發行版都有將它納入套件庫中,請直接從您發行版的套件庫中安裝即可。如果您無論如何找不到,可前往上面的連結,下載源碼包來試試。

基本觀念

GNU Cash 採用複式記帳法作為他的基礎。

所謂的複式記帳法是說:「每一筆交易都會被紀錄在至少兩個帳目上」--您可以這樣理解:每一筆「交易」都是水流,從一個「帳目」流入另一個「帳目」。

這邊的「帳目」是什麼呢?

帳目在這邊的意思,就是您記帳時用來分類的容器。舉例來說「支出:服裝」算是一個帳目,「收入:薪水」也算一個帳目,「資產:錢包」當然也是一個帳目。一旦您進行了「購買牛仔褲」、「發薪」、「繳稅」這類的「交易」,錢就會從一些帳戶,流到另外一些帳戶中。

「讓錢在帳目之間流動,就叫交易。」--只要記得這句話,您大概就能理解 Gnu Cash 的運作方式了。

因為交易只是讓錢流動起來,而不是憑空創造,所以這些錢絕對不會無中生有地從一個帳戶中蹦出來。如果有筆帳款流入某帳戶,您一定能追蹤到它的來源。這就是複式記帳的好處:至少理論上,它是不會出現來源不明的交易項。

會計等式

在 GNU Cash 中,帳目被分為五大類:Assets(資產)Liabilities(負債)Equity(淨值)Income(收入)Expenses(支出)

資產
意味著您擁有的東西。
負債
意味著您欠的東西。
收入
意味著您增加的價值。
支出
意味著您減少的價值。
淨值
您本身的價值。

關於淨值 = 您本身的價值。事實上是這樣被定義的:

資產 - 負債 = 淨值

您的價值 = 您擁有的減去您所欠的

非常直觀對吧?這就是會計學中最基本的「會計等式」,如果您對此有興趣,可以翻翻會計書或查查維基百科。

以上兩個等式,定義了一個靜止的資產狀態。不過在 GnuCash 中,我們用的不完全是上面的等式。因為當交易發生、錢在流動時,那就會在淨值上追加兩項代表變化的要素,於是成為以下的新平衡關係:

資產 - 負債 = 淨值 + (收入 - 支出)

這等式是什麼意思呢?

和舊等式相比,在新等式中,收入與支出是獨立於淨值之外的。這表示淨值 = 您本身的價值,是不會因為您的「所賺所花」而改變--你一開始有那麼多價值,您到最後也還是那麼多價值,您的淨值永不改變!

這點特性在記帳中有什麼用,我們晚點再說。

GnuCash 無論何時都會遵循以上的等式。如果記帳時有困惑,對照這個等式,很多時候就能立刻了解了。就先留個印象吧。

科目類型

上述的「會計等式」理論將帳目分成了 5 大類。但在 GnuCash 中,為了方便程式做一些自動化工作,五種帳目被更進一歩細分,分成了 12 種。如下所示。

Assets 類(六種)

代表您所擁有的東西。GnuCash 將它細分為六種。

Cash(現金)

包括錢包、存錢筒、床墊下或書本裡面夾的錢,總之就是手上最容易流動的錢。

Bank(銀行)

這是保存在其他機構的錢,包括銀行、信用合作社、郵局、甚至是經紀人之類的地方。

是次易流動的錢,因為它可以很輕易地轉換為現金。

Stock(股票)

這是記錄股票與債券的地方。

毫無疑問,這些東西也有價值,但和其他的資產不同,它的價值並不固定--通常不會和您購入它時的價值相同。故(相對而言)也不容易轉換為現金,因為他的價值受到合適的買家與出場時機影響。

為了處理這些東西,本帳戶類別將會提供特別的處理方式。

關於股票設定與自動抓價格的方法,這邊的部落格有提供心得:http://blog.xuite.net/michaelr/linux/23599287

如果上面用了也無效,或許因為您的電腦上沒裝某些東西,官網另有說明請參考看看:http://gnucash.org/docs/v2.4/C/gnucash-guide/invest-stockprice1.html

Mutual Fund(共同基金、信託基金)

就是一般我們說買股票、買基金投資的那種「基金」。和股票有許多相似之處。

Accounts Receivable(應收款項、A/Receivable)

一言以蔽之,這裡記錄別人欠您的錢。

這些當然也算是您資產的一部份,所以歸入資產之中。

請參考後面 Accounts Payable 的說明,Account Receivable 是它的反面。

Other Assets(其他資產)

其他未涵蓋於其上的資產。

liability 類(三種)

您欠別人的東西,GnuCash 將其分為三種。

Credit Card(信用卡)

信用卡類型的帳戶,可用來管理信用卡收據與帳單。

這是一種短期貸款帳戶,也可以用在銀行的貸款上面。

Accounts Payable(應付帳款、A/Payable)

這是應付但尚未付的錢……也就是您欠別人的錢。通常用在商務上。

比方說,您談妥了一筆生意要買入某機器 A,整個生意流程已經跑起來了,您注定要在不遠的未來付上一大筆錢。但在這時間點,錢您還沒付,那要如何紀錄這筆交易?

您可以從這類帳戶直接出款到某個支出 (Expense) 帳戶中,去購入您的機器 A。當然,您此時還沒實際出款。換句話說,此時這筆錢是積欠在別人那裡、要記在帳上。

實際出款時,再從某個資產 (Assets) 類帳戶轉帳到應付帳款中,將債務抵消結清。

Liability(普通貸款)

GnuCash 用這個來追蹤其他不屬於以上的長期貸款,包括車貸與房貸等。

equity 類(一種)

在 GnuCash 中, Equity 被作為初始淨額(opening balances)使用。

初始淨額的意思是說,在您建立帳本,開始學習記帳之前,你手頭上應該會有些資產、有些負債。這些東西來路混雜,無從追蹤,但您就是有它。

對於這些東西,您可以將其列入 opening balances 中,作為您的「淨價值」登錄起來。

沒錯,這個「最初狀況」,就是 GnuCash 中唯一一個提供您淨值的地方。之後的記帳中,您的淨值是不會改變的。

income 類(一種)

您的所有收入都該被歸在 Income 類裡,這包括薪水、稿費、公司獎金、老爸給的壓歲錢等等等。

expense 類(一種)

包含您所有的支出。這包括飲食、稅金、書籍、娛樂費、汽車加油錢、罰款等等。

關於這些科目,您可以在這裡找到詳細介紹:

http://gnucash.org/docs/v2.4/C/gnucash-guide/accts-types1.html

設定 Gnu Cash 的科目體系

理論說明暫告一段落,接下來進入 GNU Cash 實戰!

請將 GNU Cash 打開。

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▲ 圖1:剛打開 GnuCash 的示意圖(不含精靈畫面)。

初次開啟時,他會問您要不要用精靈新增科目體系。

精靈新增的科目體系沒什麼不好,但就是稍微有點龐雜瑣碎,容易讓初學者覺得好厲害但完全看不懂,所以建議先把精靈關掉,我們手動來建立科目體系。當然,您也可以先用精靈建立一次看看,看看大概會變成怎樣。

把精靈關掉,依照【檢視】→【新增科目頁】的順序,打開所謂的「科目頁」。

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▲ 圖2:新增科目頁

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▲ 圖3:這就是科目頁,目前還空空如也。

然後按下此時唯一能按的按鈕「新增科目」,叫出新增科目視窗。

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▲ 圖4:看起來就很複雜的新增科目視窗。

裡面有不少東西可以設定。不過此處只需要輸入科目名稱--如:郵局帳戶、錢包、購衣費用--就好,其他像是科目代號等不知所謂的東西,都不用去管。

另外要注意以下三個選項:"placeholder"、「科目類型」與「母科目」。

"placeholder" 打勾的話,表示這個科目「不允許直接被拿來記帳」,只能作為一個容器(資料夾)使用。反之不打勾的時候,科目既可做為容器使用也可直接記帳。

為了避免混淆,強烈建議當容器的科目通通要打勾。

「母科目」表示您現在新建的科目,要放在哪個(已經存在的、作為容器的)科目底下。請檢查一下位置是否正確。

「科目類型」方面,您必須在內建的十二種科目中選一種,來套用給當前要新建的科目。

應該建立哪些科目?

首先要建立的科目是您的「資產」類科目,這裡是您藏錢的地方。比方說「錢包一號」、「郵局帳戶」、「床底下(私房錢)」,詳情請見上方的科目類型說明。

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▲ 圖5:我的資產體系列表,請參考著建立您自己的版本。

「資產(容器)」的帳戶類型是選「資產」,「現金(容器)」的帳戶類型是選「現金」。以上兩大項只作為容器用,本身不拿來記帳,故 "placeholder" 都有打勾。

在資產大項下又依我個人的需要,另建了「郵局」、「應收帳款」、「錢包」、「小抽屜(我把私房錢放這)」等項目。

各帳戶的「描述」一項是我填好玩的,其唯一的用途只是用來提醒使用者自己這帳戶是幹嘛用,不填也沒關係。

您在建立這些科目時,如果資產帳戶中原本就有錢(如銀行中原本就有存款一萬元),則可直接在【新增科目視窗】→【起始結餘標籤頁】中設定當前帳戶中所具有的金額,GnuCash 會自動產生一個新的「初始淨值」帳目出來。

另外,此處也不用急著想一次到位,帳戶結構有異動,日後還可以回來新增與修改。科目不夠用時再添加就好。

資產建立好後,其次要建立的是收入和支出帳戶。畢竟記帳主要就是在記收支。

收支都是依據您想要的統計方式來建立。以支出為例,有人可能只想要做出食衣住行育樂六大類,這是很標準做法,但如果您是某方面的發燒友,則完全有可能會想將某些項目切細,比方說把電玩主機的支出分成五類,或是把桌遊獨立成一類出來,總之是因人而異。

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▲ 圖6:收入科目範本。

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▲ 圖7:支出科目範本。看起來項目很多,但您不用像我一樣建立這麼多。有需要的再建。多不如少,少不如巧,剛剛好夠用才是最好的。

以上這些建立科目的動作,如果透過精靈來弄,結果就是會冒出一大堆您用不到的科目來,反而讓 GnuCash 變得很複雜難用。因此這裡才推荐用手工的方法來建立科目體系。

基本的記帳法

在 GnuCash 中有很多方法可以記帳,不論用什麼方法,記在帳本上的東西最終都是一樣的。不同方法各有各的方便,請自行選擇使用。

此處先說最簡單最不容易弄錯的方法,那就是透過「轉帳」視窗來記帳。

請在 GnuCash 中按下 Ctrl + T 鍵,或是點開選單中的【動作】→【轉帳】。

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▲ 圖8:轉帳視窗。

請看上圖,這是一個轉帳視窗。重要項目包括……

  • 總額:轉帳的金額。
  • 敘述:這是本次交易的明細,不填就只是筆白帳,日後也看不懂,沒有記帳的效果。一定要填。
  • 備忘錄:這是「敘述」的補充。其實有敘述就夠了,不寫也無妨。
  • 「轉帳自」與「轉帳到」:您要在此指定金流的起點與終點。舉例來說,花錢時是讓錢從資產類科目流入支出類科目,收錢時則是讓錢從收入類科目流入資產類科目。

其他沒提到的都不用理會。

記錄以上這些訊息後,按「確定」完成轉帳,然後我們就可以去看看轉帳結果了。

看法也很簡單,總之就是去科目頁,雙擊有涉及剛剛那筆帳的科目(此處會涉及兩個科目),就會開啟個別科目的視窗。如下:

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▲ 圖9:書籍(支出)帳戶。

帳目會自動依時間排序,新的帳會出現在最下面。

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▲ 圖10:錢包(資產)帳戶。與書籍(支出)帳戶一樣,同樣也顯示了剛剛記下的那筆帳--不過請仔細看,對應帳戶中的金流方向是相反的。

所有涉及這筆帳的科目分頁,都會將您剛剛填入的帳給明確列出來,並在轉帳的那一欄,顯示相應的轉帳來源。

轉帳項目後面那一排 “n”是用來對帳用的。顯示 n 表示 no 未對帳,顯示 y 表示 yes 已對帳,顯示 c 表示 clear 無需對帳。因為我沒在對錢包的帳,上面顯示的都是 n 來著,不過對於那種有帳單的科目,比方說一個信用卡帳戶,帳單寄來時倒是可以對帳看看,以免失手眼殘記錯帳,數字不對又找不到錯在哪裡。

如果您對此有興趣,想要開啟對帳視窗,請選【動作】→【對帳】。

如何對帳扯比較遠,此處不多提。繼續看記帳的部份。

假使您不想用「轉帳」視窗記帳,也可直接在科目頁中記帳。

請看上圖,每個科目頁最下方都有一行空白列(鵝黃色那行),這個空白列就是讓您直接記帳用的。您可以直接手工填入所有項目,而且內容只要填一次就好,不用每個相關的科目頁都手動去填,不同科目頁的內容,會隨著您輸入或更改相關帳目,自動產生並同步修正。

基本記帳功能就是這麼簡單。

分割交易

現在我們來看個難一點的問題:「如果一筆帳同時涉及到超過三個以上的科目,怎麼辦?」

打個比方,今天是您期待已久的發薪日,依照老闆與您的約定,您應該可以拿到 22000 元(請節哀),可是事實上打進您銀行帳戶的金額卻不是 22K,而是 22K - 國保、勞保、健保、退休儲蓄等照理說是為你好,而且你還不能說不要的東西。最後實際入帳的奶粉錢只有 20500左右。

這時,您要怎麼記您的帳呢?

方法有很多。具體用哪種方法,則取決於您想要記得多精確。

最簡單的方法,是直接記一筆 20500 元的薪水收入進入您的銀行戶頭,方便快速。問題是,您賺的辛苦錢擺明就不只 20500,另一方面,您也無法記錄您的保險費繳費狀況,你什麼時候開始繳,這個月有沒有繳,去年與今年的保險費差異,您都不知道。

其次,您可以用銀行帳戶做為緩衝,將一筆交易拆成多筆--先將 22000 的薪水轉入銀行帳戶,然後從這個帳戶中付出各種各樣的錢,最後的結餘就會成為 20500。

相比最簡單的方法,上述的記帳法能讓您確實記下正確的薪資與花銷,不過它也有問題:您的銀行帳戶中,事實上從來沒有一筆 22000 元的入帳,也沒有因為要繳各種保險費而做出的支出。您拿著銀行存簿基本沒法對帳--除了結餘是一樣的以外。

如果您希望 GnuCash 真正解決這個問題,您大可以試試分割交易的功能。

在先前錢包帳戶的圖片中,有些交易的轉帳來源被註明為「-- 分割交易 --」,這意味著此項交易有三個以上的帳戶同時涉入其中。具體涉及情況,您必須先選擇那一項交易後,再按「分割」按鈕將其打開來看。

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▲ 圖11:薪水(收入)帳戶。可以按「分割」按鈕,來瀏覽或編輯單一交易的內部狀況。

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▲ 圖12:按過分割按鈕後,交易的內部狀況就一清二楚了。您可看到本交易一共涉及四個科目。

那要如何創建這種分割交易?

請用「分割按鈕」打開一個新交易行(也就是最下方的那個空白行),然後逐行填入您希望記錄的東西,就像上圖的範例一樣。

分割交易時需要注意的重要事項是:「您填入的所有金額,必須要保持正負相等,維持流入等於流出」。如果數額沒有平衡,就會出現失調或無主的提示(見下圖)。這種狀況當然不該發生,您應該確保它保持平衡。

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▲ 圖13:金流沒有平衡的一個範例。請務必平衡它。

排程交易

除了純手工記帳以外,您還可以設定 GnuCash 定時、自動地,建立一些會定期發生的固定交易。比方說每月薪水入帳、每月繳上網費、離婚贍養費轉帳等定時定額的固定性費用,這些瑣碎的帳目都可以交由 GnuCash 來自動建立。

設定方法有兩種。

第一種是先用普通方式建立一次交易,然後在交易上按右鍵,選擇右鍵選單中的【排程】選項,就會跳出【新建排程視窗】,稍加設定後就可以將當前選擇的交易給排程化。

此處順便一提,新建排程視窗中要求您輸入的交易名字,並非指顯示在帳目中的交易敘述--這個名字是日後您用來管理排程時用的,只會顯示在排程交易編輯器裡面。

另一種建立方法,則是透過【動作】→【排程交易】→【排程交易編輯器】來管理。

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▲ 圖14:這就是「排程交易編輯器」。可在這管理您的排程交易。

想要新建一筆排程交易時,打開排程交易編輯器,然後點選單中的【已排程】→【新增】(您不先打開【排程交易編輯器】是無法在選單上看到【已排程】這個選項的)。新建排程視窗就會跳出來。

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▲ 圖15:新建排程視窗。

這邊的視窗,等於您用右鍵選單的方法時,按下方【進階】按鈕時會跳出來的視窗。比起用右鍵選單法,用這種方式從頭建立排程時必須要去編輯「交易範本」頁籤,來設定您所要定時執行的交易具體為何。

視窗中的選項大約講一下:

  • 啟用:有啟用才會定時生效。
  • 自動建立:時間到了就自動執行(通常是開檔時執行)。沒勾的話,您要按【動作】→【排程交易】→【自上次執行後……】才會執行。
  • 建立時通知:可以提供實際建立前的確認機會。
  • 幾天前提醒:比方說,您有信用卡費要自動扣款,提前提醒可以早幾天提醒您先一步將錢匯入銀行帳號,免得扣款扣不到錢諸如此類。當然這種提醒也是要您有定時打開 GnuCash 的習慣才會有用。

排程交易的完整說明請看此頁:http://gnucash.org/docs/v2.4/C/gnucash-guide/txns-sxn1.html

用圖表顯示財富

前面大致說明了如何記帳,文章最後來看看要如何看帳。

看帳最基本的方法,當然是透過先前記帳時的科目介面來看。不過那種方法比較不直觀,GnuCash 另外提供了圖表產生的功能。

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▲ 圖16:其中一種圖表。

GnuCash 可產生的圖表種類很多,預設約有 50 種左右,大致上分為「長條圖」、「圓餅圖」、「表格」等等。這 50 多種報表涵蓋了資產、收入、支出的方方面面,每種圖表還可以在一定程度內由使用者自行調整,基本上不用擔心會不夠用。

不管哪種圖,叫出的方法都一樣,也就是要從主選單的【報表】項目中來選擇使用;比方說上圖,就是透過【報表】→【收入 & 支出】→【支出長條圖】所叫出來的。

叫出圖表後,若有些小地方(如時間範圍等)不盡如人意,此時就要開啟設定視窗加以微調。

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▲ 圖17:開啟設定視窗。

不同圖表的設定略有不同,但都大同小異,看看就會操作。這裡就不多作贅述了。

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