淺談簡報設計的技巧～以 Impress 為例（3）

作者：Attila，2009 年 9 月投稿，2012 年 2 月 更新。

＊圖文整合篇＊

圖文的比例

簡報的主題若能選擇能表達其意境的圖片，往往能傳達出比預期還要多的訊息，而且觀眾的印象也比較深刻，所以在投影片內適度地加入圖片，簡報的效果往 往會更好。不過圖文之間如何安排？有了圖片之後，文字還可以如何加以精簡，好讓二者合一，發揮更好的效果？這是值得大家研究的大學問。

圖和文字的比例應該是多少才是最好呢？這可沒有一定的規則，多數的情形是：圖多於字、圖片所佔的面積大於文字會比較好，畢竟圖片總是比較賞心悅目一些。當然實際製作時還是要視情況而定，不是圖越多、越大就是越好。使用的數量、大小，還得看簡報的內容和版面設計而定。

至於圖片要不要經過特殊處理，如透明、漸層、濾鏡或特效等，一樣還是要根據整體版面的設計、配色和想表達的意境而定，不見得非用不可。而某些影像效果，簡報軟體也會提供，若想節省製作時間，不妨多加利用。

底下所示範的設計方式，是以多張不同的圖來襯托主題的圖片，讓觀眾在欣賞圖片時，就能自行聯想到簡報者想表達的核心概念，最後再以簡短的一句話，讓觀眾更加確認自己所瞭解的主題是什麼，如此可以達到讓觀眾印象深刻的效果。

步驟一：

增加一張投影片後，版面配置選擇「空白投影片」。

步驟二：

在繪圖工具列上按「取自檔案」鈕，以便選擇自己準備好的圖片檔案。

步驟三：

選擇存放圖片的資料夾，點選要加入的圖片後按「開啟」。

步驟四：

除非事先已經根據投影片的版面設計而把圖片製作成適合的大小，否則加進投影片的圖，通常還得設定一下大小。

這裡我們要把三張圖片排成一列，所以一定得要縮小圖片，因此在圖片上按滑鼠右鍵，點選快顯功能表的「位置和大小」。

步驟五：

在「位置與大小」標籤內，把「大小」這一區的「調整」勾選起來，然後「寬度」改為9公分。由於已經勾選「調整」，「高度」會跟著「寬度」等比例縮放。（唉！這裡的翻譯讓人更難懂！）

〔補充說明〕

縮放圖片也可以在選取圖片之後，直接拖曳上面的節點。如果同時按住 Shift 鍵，就可按照等比例縮放。只是用拖曳的方法不容易把所有的圖片都設定為同樣的大小，因此改用指定數值的方式來做比較好。至於以拖曳進行縮放的方式並不難，且為了節省篇幅，在此就省略不談。

步驟六：

接著我們要為圖片加上框線。在圖片仍舊是被選取的狀態下，按「圖片」工具列的「線條」鈕。

步驟七：

在「線條」標籤內，「樣式」選擇「連續」；「顏色」改為「藍灰色」；「寬度」是「0.15」公分；右下角的「角樣式」，則選擇「斜接」。全部設定完畢後，按一下「確定」。

步驟八：

用相同的方式，把想放進來的圖片全加進來，需要設定外框線者全設成一樣，並調整好圖片的位置。

接著，按一下繪圖工具列的「文字」鈕。

步驟九：

拖曳出文字框並輸入所需的文字，接著把文字選取起來（或點選文字方框），在文字格式化工具列上，「字型大小」設為 36 級字並加上「粗體」，最後「字型顏色」改為「白色」。

步驟十：

拖曳綠色的節點調整好文字框的大小，並把它移到最右邊，讓文字框與投影片的右邊界對齊。

步驟十一：

這樣子的畫面不但賞心悅目，且更能點出主題之所在。

使用圖片時，要特別注意文字與圖片的閱讀動線，如果安排的不好，觀眾就得費心去尋找重點。通常，橫向文字的閱讀動線是「Z」字形，進行圖文的版面安排時，不妨多試試這個原則。

最後要提醒大家，除非圖片是自己生產的，否則使用圖片一定要注意授權問題。如果獲得合法授權，也別忘了和授權人之間的使用協議，該加入的相關資訊，可千萬別忘了。

全版面的圖和文字的搭配

在單一投影片內用多張圖片，也不見得全是好事，這道理和文字用很多一樣，只是投影片的面積有限，產生的問題不像文字那麼嚴重而已。其次，要找到多張合用的圖片，老實說，不是想像中那麼容易的事。

這時可以考慮另一個不錯的方式，就是選用一張能涵蓋整張投影片的圖（也就是標題所說得全版面的圖），文字則直接加在圖上面。不過，想要採用這種方 式，圖片不但要經過細心的挑選，有時還得經過適當的影像處理，例如部份採用單色或透明漸層，預留好文字所需的空間，而加入的文字更要注意精簡程度和外觀設 定，否則很容易破壞圖片的美感。講究一點的朋友，連文字都是用影像處理軟體特別設計過，好配合圖片的意境。

步驟一：

加入一張完全空白的投影片，然後按繪圖工具列的「取自檔案」鈕。

步驟二：

選擇存放圖片的資料夾，點選想要加入的圖片後按「開啟」。

步驟三：

加入圖片後，調整好圖片的位置和大小（範例的圖已經事先以影像處理軟體調整好尺寸，大小和投影片一樣），接著在投影片以外的空白處按一下，取消圖片的選取狀態。然後在繪圖工具列上按一下「圖說文字」旁的下拉式清單按鈕，從出現的顯單中，點選「圓角矩形圖說文字」。

步驟四：

在投影片上拖曳出一個「圓角矩形圖說文字」的框。

步驟五：

表示說明來源的尖角上有個黃色的控制點，拖曳它可改變方向和大小。這裡我們讓它指向圖片上的荷花。

〔補充說明〕

這裡使用圖說文字的用意，除了要使用擬人化的效果，也希望加入的文字會比較清楚明顯。其實，大家也可以利用影像處理軟體製作一張便利貼的影像，放置在全版面的圖上面，在其上加入文字，可營造出「備忘」的效果。

步驟六：

在「圓角矩形圖說文字」框內按二下滑鼠，即可切換到文字編輯狀態，我們就可以輸入需要的文字內容了。

把這裡的文字分為兩個段落，一來方便把部份文字變得特別大，好強調重點之所在；二來不會因內容太長讓「圓角矩形圖說文字」框變得又扁又長，進而破壞圖片整體構圖的平衡和美感。

步驟七：

把要強調的重點（本例為10%）加以放大（此處為136級字），其他的文字則設為24級字並加上粗體。最後把所有的文字都設為藍色。

要注意的是，設定好文字大小後，「圓角矩形圖說文字」框要調整一下大小和位置，好配合整體版面的配置。

步驟八：

透過線條和充填工具列，把外框的線條樣式設為「隱入的」，顏色則改為「黃色3」，最後按一下「平面」鈕。

步驟九：

切換到「陰影」標籤，勾選「使用陰影」，「間隔」改為「0.2」公分，顏色則設為「白色」。設定好了之後按一下「確定」。

步驟十：

藉由圖片的意境和超大的文字設定，我們就可以達到強調10%這個數據的效果。

〔補充說明〕

某些朋友可能和 Attila 一樣不擅長處理圖片，此時除了可以請朋友幫忙（幫忙後，別忘記獻上自己的感謝），也可以到某些提供免費授權的圖片網站去下載。當然，這一類的網站提供的圖片數量通常有限，必要時也可到專業的網站去購買合法圖片來用。

或者學一下 Attila，平常出門時，隨手用數位相機拍下所有的美麗事和物（拍人物照，還有隱私和肖像權的問題，通常會被 Attila 省略），以備製作作品的不時之需。

簡報設計的技巧其實很多，這裡所介紹的只是滄海之一粟而已。其實 Attila 最想傳達的理念，是簡報設計一定要把重心放在「凸顯主題」這點。畢竟溝通要講求效果，如果講得天花亂墜，投影片也提供了相關資料，但沒辦法讓自己的想法確 實傳達給觀眾，那簡報不就白費力氣了？還不如直接提供相關資料，才不會浪費彼此寶貴的時間。

然而投影片做的好，簡報的內容就會好嗎？Attila 的答案傾向肯定。因為製作投影片時，通常也會仔細思考演講的相關內容，也就是說會針對即將要進行的簡報，加以斟酌和取捨。所以製作投影片的過程，不僅僅只 是為了製作出一份簡報檔，同時也是在為自己決定簡報時的口頭內容。只要認真的把投影片設計好，簡報的內容通常也不會差到哪裡啦！

當然，二者之間還是有落差，平時還是要多參考各種演講技巧，並且經常演練，有機會上台時千萬不要害怕，而是要把它當作訓練和檢討的寶貴機會，多多累積經驗，以後才能進行更好、更棒的簡報！

（待續）